Hay sustos que no aparecen en el programa, pero que quienes trabajamos en eventos conocemos demasiado bien.
Después de tantos años organizando eventos, podría hacer una lista bastante larga de las cosas que pueden salir mal. Algunas son previsibles, otras aparecen cuando menos te lo esperas y unas cuantas consiguen que el corazón se te acelere incluso antes de que empiece el día.
Porque organizar eventos tiene muchas cosas bonitas, pero también tiene una parte que no siempre se cuenta: vivir pendiente de que todo esté donde tiene que estar, cuando tiene que estar y con las personas adecuadas.
Y no, no siempre lo conseguimos a la primera.
Los imprevistos en la carga de material para eventos
Si hay algo que todavía puede hacerme salir corriendo, son las cargas de los vehículos.
Sobre el papel parece sencillo: preparar el material, revisar las necesidades, cargar y salir hacia el evento. Pero cuando llega el verano y pueden coincidir hasta ocho eventos en un mismo día, la teoría empieza a tener vida propia.
Ingredientes, menaje, material de trabajo… Siempre hay algo que puede quedarse atrás.
Y entonces llega esa llamada, ese mensaje o esa comprobación de última hora que te hace pensar: «¿Cómo que eso no está?».
A veces no queda otra que coger el coche y salir corriendo hacia el evento para llevar aquello que falta. Porque el servicio tiene que salir adelante y alguien tiene que resolverlo.
Después de tantos años, todavía hay días en los que una caja de material puede convertirse en protagonista absoluta de la jornada.
Cuando el resultado del evento no cumple las expectativas
Hay otro miedo bastante más difícil de gestionar: que el cliente no quede satisfecho con el resultado.
En nuestro trabajo hay una cadena de personas y responsabilidades que tiene que funcionar.
El comercial escucha al cliente, presenta una propuesta y genera unas expectativas. Desde producción recogemos esa información y la convertimos en planificación, instrucciones, recursos y necesidades concretas. Después, el equipo ejecuta el trabajo y el cliente recibe el resultado.
Parece sencillo cuando lo explicas así.
Pero entre una fase y otra hay conversaciones, interpretaciones, cambios, imprevistos y personas que tienen que entender qué se espera de ellas.
Y ahí está la dificultad.
El cliente no ve todo ese recorrido. No conoce necesariamente las llamadas, las decisiones o los problemas que se han resuelto por el camino. Ve el resultado final y lo compara con aquello que esperaba.
Y tiene todo el derecho a hacerlo.
Porque cumplir con lo que teníamos planificado no siempre significa haber cumplido con la expectativa del cliente.
Trabajar con personas significa confiar
Después de tantos años coordinando equipos, tengo bastante claro que no puedes estar en todas partes.
Puedes explicar, organizar, anticiparte, revisar y dejar instrucciones. Puedes contar con personas con experiencia y con un equipo que conoce perfectamente su trabajo.
Pero cada evento tiene sus circunstancias y cada persona tiene su manera de interpretar y ejecutar las cosas.
Por eso, organizar no consiste solamente en controlar. También consiste en comunicar bien, confiar, acompañar y asumir que no todo depende de una sola persona.
Y quizá esa sea una de las partes más difíciles de nuestro trabajo: saber que el resultado final lleva un poquito de todos, aunque la responsabilidad de que todo funcione muchas veces termine llamando a tu teléfono.
Aprender a desconectar después de organizar eventos
Hoy hemos tenido uno de esos domingos que hacía meses que no disfrutábamos.
Nos hemos levantado cuando nos ha apetecido. Hemos hecho algunas labores en casa, hemos puesto un poco de orden y hemos pasado tiempo juntos.
Sin tener que mirar el reloj. Sin estar pendientes de si alguien necesita algo. Sin esperar una llamada que nos haga cambiar los planes.
Puede parecer un domingo cualquiera, pero para quienes vivimos buena parte del año pendientes de horarios, vehículos, equipos y eventos, tiene algo de extraordinario.
No hemos organizado nada para nadie. No hemos tenido que solucionar ningún imprevisto. No hemos salido corriendo a llevar ingredientes o menaje que se habían quedado olvidados.
Y no ha pasado absolutamente nada.
Después de 22 años organizando eventos, sigo disfrutando muchísimo de este trabajo. Me gusta lo que hacemos, me gusta crear experiencias y me gusta ver cómo un equipo consigue sacar adelante algo que empezó siendo una idea.
Pero también estoy aprendiendo que desconectar no es perder el control.
A veces, el mejor plan es que no haya ningún plan.
Porque hay días en los que lo importante no es que todo salga perfecto. Es poder disfrutar de que, por una vez, no tienes que estar pendiente de que salga nada.
